Tugas Pokok & Fungsi

Tugas Pokok dan Fungsi Kepala Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Sulawesi Barat

TUGAS DAN FUNGSI BIRO UMUM

BERDASARKAN PERATURAN GUBERNUR SULAWESI BARAT NOMOR 4 TAHUN 2022 TENTANG KEDUDUKAN, SUSUNAN ORGANISASI, TUGAS DAN FUNGSI SERTA TATA KERJA PERANGKAT DAERAH. DIJELASKAN BAHWA BIRO UMUM SEBAGAIMANA DIMAKSUD DALAM PASAL 5 HURUF C BUTIR 2, MEMPUNYAI TUGAS MEMBANTU ASISTEN ADMINISTRASI UMUM DALAM PENYIAPAN PELAKSANAAN KEBIJAKAN, PELAKSANAAN PEMANTAUAN DAN EVALUASI DI BIDANG RUMAH TANGGA, ADMINISTRASI KEUANGAN DAN ASET, DAN ADMINISTRASI PIMPINAN.

BIRO UMUM DALAM MELAKSANAKAN TUGAS SEBAGAIMANA DIMAKSUD PADA AYAT (1) MENYELENGGARAKAN FUNGSI:

1. PENYIAPAN BAHAN PELAKSANAAN KEBIJAKAN DI BIDANG RUMAH TANGGA, ADMINISTRASI KEUANGAN DAN ASET, DAN ADMINISTRASI PIMPINAN;
2. PENYIAPAN BAHAN PELAKSANAAN PEMANTAUAN DAN EVALUASI DI BIDANG RUMAH TANGGA, ADMINISTRASI KEUANGAN DAN ASET, DAN ADMINISTRASI PIMPINAN; DAN
3. PELAKSANAAN FUNGSI LAIN YANG DIBERIKAN OLEH PIMPINAN SESUAI DENGAN TUGAS DAN KEWENANGAN

BIRO UMUM SEBAGAIMANA DIMAKSUD DALAM PASAL 44, TERDIRI ATAS:

• BAGIAN RUMAH TANGGA DAN PELAYANAN UMUM;
• BAGIAN ADMINISTRASI KEUANGAN DAN ASET; DAN
• BAGIAN ADMINISTRASI PIMPINAN.

1. BAGIAN RUMAH TANGGA DAN PELAYANAN UMUM

BAGIAN RUMAH TANGGA DAN PELAYANAN UMUM SEBAGAIMANA DIMAKSUD DALAM PASAL 45 HURUF A, MEMPUNYAI TUGAS MELAKSANAKAN PENYIAPAN BAHAN PELAKSANAAN KEBIJAKAN, PELAKSANAAN PEMANTAUAN DAN EVALUASI DI BIDANG URUSAN RUMAH TANGGA GUBERNUR, URUSAN RUMAH TANGGA WAKIL GUBERNUR, DAN URUSAN DALAM.

BAGIAN RUMAH TANGGA DAN PELAYANAN UMUM DALAM MELAKSANAKAN TUGAS SEBAGAIMANA DIMAKSUD PADA AYAT (1), MENYELENGGARAKAN FUNGSI:

1. PENYIAPAN BAHAN PELAKSANAAN KEBIJAKAN DI BIDANG URUSAN RUMAH TANGGA GUBERNUR, URUSAN RUMAH TANGGA WAKIL GUBERNUR, DAN URUSAN DALAM;
2. PENYIAPAN BAHAN PELAKSANAAN PEMANTAUAN DAN EVALUASI DI BIDANG URUSAN RUMAH TANGGA GUBERNUR, URUSAN RUMAH TANGGA WAKIL GUBERNUR, DAN URUSAN DALAM; DAN
3. PELAKSAAAN FUNGSI LAIN YANG DIBERIKAN OLEH PIMPINAN SESUAI DENGAN TUGAS DAN KEWENANGAN.

SUSUNAN ORGANISASI BAGIAN RUMAH TANGGA DAN PELAYANAN UMUM SEBAGAIMANA DIMAKSUD DALAM PASAL 46 TERDIRI ATAS KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL.

2. BAGIAN ADMINISTRASI KEUANGAN DAN ASET

• BAGIAN ADMINISTRASI KEUANGAN DAN ASET SEBAGAIMANA DIMAKSUD DALAM PASAL 45 HURUF B, MEMPUNYAI TUGAS MELAKSANAKAN PENYIAPAN BAHAN PELAKSANAAN KEBIJAKAN, PELAKSANAAN PEMANTAUAN DAN EVALUASI DI BIDANG KEUANGAN DAN VERIFIKASI SEKRETARIAT DAERAH, AKUNTANSI DAN PENATAUSAHAAN ASET, PENGGUNAAN, PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN ASET SEKRETARIAT DAERAH.

• BAGIAN ADMINISTRASI KEUANGAN DAN ASET DALAM MELAKSANAKAN TUGAS SEBAGAIMANA DIMAKSUD PADA AYAT (1), MENYELENGGARAKAN FUNGSI:
  1. PENYIAPAN BAHAN PELAKSANAAN KEBIJAKAN DI BIDANG KEUANGAN DAN VERIFIKASI SEKRETARIAT DAERAH, AKUNTANSI DAN PENATAUSAHAAN ASET, PENGGUNAAN, PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN ASET SEKRETARIAT DAERAH;
  2. PENYIAPAN BAHAN PELAKSANAAN PEMANTAUAN DAN EVALUASI DI BIDANG KEUANGAN DAN VERIFIKASI SEKRETARIAT DAERAH, AKUNTANSI DAN PENATAUSAHAAN ASET, PENGGUNAAN, PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN ASET SEKRETARIAT DAERAH; DAN
  3. PELAKSAAAN FUNGSI LAIN YANG DIBERIKAN OLEH PIMPINAN SESUAI DENGAN TUGAS DAN KEWENANGAN.

SUSUNAN ORGANISASI BAGIAN ADMINISTRASI KEUANGAN DAN ASET SEBAGAIMANA DIMAKSUD DALAM PASAL 48 TERDIRI ATAS KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL.

3. BAGIAN ADMINISTRASI PIMPINAN

• BAGIAN ADMINISTRASI PIMPINAN SEBAGAIMANA DIMAKSUD DALAM PASAL 45 HURUF C, MEMPUNYAI TUGAS MELAKSANAKAN PENYIAPAN BAHAN PELAKSANAAN KEBIJAKAN, PELAKSANAAN PEMANTAUAN DAN EVALUASI DI BIDANG TATA USAHA PIMPINAN DAN STAF AHLI, MATERI, KOMUNIKASI PIMPINAN DAN PROTOKOL.
• BAGIAN ADMINISTRASI PIMPINAN DALAM MELAKSANAKAN TUGAS SEBAGAIMANA DIMAKSUD PADA AYAT (1) MENYELENGGARAKAN FUNGSI:
  1. PENYIAPAN BAHAN PELAKSANAAN KEBIJAKAN DI BIDANG TATA USAHA PIMPINAN DAN STAF AHLI, MATERI, KOMUNIKASI PIMPINAN DAN PROTOKOL;
  2. PENYIAPAN BAHAN PELAKSANAAN PEMANTAUAN DAN EVALUASI DI BIDANG TATA USAHA PIMPINAN DANSTAF AHLI, MATERI, KOMUNIKASI PIMPINANDAN PROTOKOL; DAN
  3. PELAKSAAAN FUNGSI LAIN YANG DIBERIKAN OLEH BIRO UMUM YANG BERKAITAN DENGAN TUGASNYA.

BAGIAN ADMINISTRASI PIMPINAN, TERDIRI ATAS:

• SUBBAGIAN TATA USAHA PIMPINAN DAN STAF AHLI;
• SUBBAGIAN MATERI, KOMUNIKASI PIMPINAN DAN PROTOKOL; DAN
• SUBBAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN.

1. SUBBAGIAN TATA USAHA PIMPINAN DAN STAF AHLI, SEBAGAIMANA DIMAKSUD DALAM PASAL 51 HURUF A, MEMPUNYAI TUGAS:
   1. MENYIAPKAN PENYUSUNAN BAHAN KEBIJAKAN UMUM, KOORDINASI DAN FASILITASI, SERTA PEMANTAUAN DAN EVALUASI KEGIATAN PELAYANAN TATA USAHA PIMPINAN DAN STAF AHLI;
   2. MELAKSANAKAN PENGUMPULAN BAHAN UNTUK PELAYANAN ADMINISTRASI TATA USAHA PIMPINAN DAN STAF AHLI;
   3. MELAKSANAKAN PENYIAPAN BAHAN ADMINISTRASI PERJALANAN DINAS PIMPINAN DAN STAF AHLI GUBERNUR;
   4. MENYUSUN AGENDA DAN ADMINISTRASI PERSURATAN PIMPINAN DAN STAF AHLI SECARA ELEKTRONIK;
   5. MELAKSANAKAN PENGUMPULAN DATA, BAHAN KOORDINASI UNTUK PELAKSANAAN KEGIATAN PIMPINAN DAN STAF AHLI;
   6. MENGURUS, MEMELIHARA KEBERSIHAN, KEINDAHAN DAN KETERTIBAN RUANG KERJA PIMPINAN DAN STAF AHLI;
   7. MELAKSANAKAN PENGUMPULAN BAHAN KEBUTUHAN DALAM RANGKA PENYELENGGARAAN RAPAT, PERTEMUAN, PELANTIKAN, ACARA KENEGARAAN SERTA UPACARA HARI BESAR NASIONAL DAN LAINNYA;
   8. MELAKSANAKAN PENYUSUNAN TELAAHAN STAF SEBAGAI BAHAN PERTIMBANGAN PENGAMBILAN KEBIJAKAN; DAN
   9. MELAKSANAKAN TUGAS LAIN YANG DIBERIKAN PIMPINAN SESUAI DENGAN TUGAS DAN KEWENAGAN.

2. SUBBAGIAN MATERI, KOMUNIKASI PIMPINAN DAN PROTOKOL, SEBAGAIMANA DIMAKSUD DALAM PASAL 51 HURUF B, MEMPUNYAI TUGAS:
   1. MENYIAPKAN DAN MENGGANDAKAN BAHAN MATERI RAPAT;
   2. MENYIAPKAN DAN MENGGANDAKAN BAHAN MATERI KEBIJAKAN;
   3. MELAKSANAKAN MONITORING, EVALUASI SERTA PENYUSUNAN DOKUMENTASI DAN PELAPORAN;
   4. MENJALIN HUBUNGAN DENGAN BERBAGAI PIHAK TERKAIT PELAKSANAAN FUNGSI JURU BICARA PIMPINAN DAERAH;
   5. MEMBERI MASUKAN KEPADA PIMPINAN DAERAH TENTANG PENYAMPAIAN INFORMASI TERTENTU;
   6. MEMBERIKAN INFORMASI DAN PENJELASAN KEPADA PIHAK-PIHAK TERKAIT SESUAI DENGAN KEBUTUHAN DAN ATAU ATAS ARAHAN PIMPINAN;
   7. MENGHIMPUN DAN MENGOLAH INFORMASI YANG YANG BERSIFAT PENTING DAN MENDESAK SESUAI KEBUTUHAN GUBERNUR DAN WAKIL GUBERNUR;
   8. MENYUSUN NASKAH SAMBUTAN DAN PIDATO GUBERNUR DAN WAKIL GUBERNUR;
   9. MENDOKUMENTASIKAN KEGIATAN GUBERNUR DAN WAKIL GUBERNUR;
   10. MENYUSUN NOTULENSI RAPAT GUBERNUR DAN WAKIL GUBERNUR;
   11. MEMFASILITASI PELIPUTAN MEDIA TERHADAP KEGIATAN GUBERNUR DAN WAKIL GUBERNUR;

1. MELAKUKAN KOORDINASI DENGAN INSTANSI YANG MEMERLUKAN KEGIATAN KEPROTOKOLAN;
2. MENYUSUN BAHAN KEBIJAKAN UMUM HUBUNGAN KEPROTOKOLAN;
3. MELAKSANAKAN PEMANTAUAN DAN EVALUASI KEGIATAN KEPROTOKOLAN; DAN
4. MELAKSANKAN TUGAS LAIN YANG DIBERIKAN OLEH PIMPINAN SESUAI DENGAN TUGAS DAN KEWENANGAN.

3. SUBBAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN, SEBAGAIMANA DIMAKSUD DALAM PASAL 51 HURUF C, MEMPUNYAI TUGAS:
   1. MELAKSANAKAN PENYUSUNAN BAHAN KEBIJAKAN UMUM, PROGRAM KERJA DAN PETUNJUK TEKNIS SUBBAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN;
   2. MELAKSANAKAN PELAYANAN ADMINISTRASI UMUM MELIPUTI KETATAUSAHAAN, PENGELOLAAN DAN PELAYANAN SISTEM INFORMASI, SERTA PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN;
   3. MELAKSANAKAN PELAYANAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN;
   4. MELAKSANAKAN PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN BAHAN RENSTRA, RENJA, RKT, RKA, DPA, DIPA, TAPKIN, LKJIP, LKPJ, DAN LPPD LINGKUP BIRO UMUM;
   5. MELAKSANAKAN PENGKAJIAN BAHAN PENATAAN KELEMBAGAAN DAN KETATALAKSANAAN;
   6. MELAKSANAKAN PEMBINAAN PEGAWAI ASN;
   7. MENYIAPKAN BAHAN URUSAN KEPEGAWAIAN YANG MELIPUTI USUL KEPANGKATAN, PEMBERHENTIAN/PENSIUN, MUTASI, KENAIKAN GAJI BERKALA, PEMBUATAN KARIS/KARSU, DUK, SKP, DAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN LAINNYA LINGKUP BIRO UMUM;
   8. MENYIAPKAN BAHAN PENYUSUNAN ANALISIS JABATAN DAN ANALILIS BEBAN KERJA;
   9. MELAKSANAKAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN;
   10. MENYIAPKAN BAHAN PENYUSUNAN DALAM PENGEMBANGAN SDM APATUR;
   11. MENGUMPUL STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DARI MASING-MASING BAGIAN PADA BIRO UMUM;
   12. MELAKSANAKAN PENYUSUNAN TELAAHAN STAF SEBAGAI BAHAN PERTIMBANGAN PENGAMBILAN KEBIJAKAN;
   13. MELAKSANAKAN KOORDINASI DENGAN UNIT KERJA TERKAIT; DAN
   14. MELAKSANAKAN TUGAS LAIN YANG DIBERIKAN OLEH PIMPINAN SESUAI DENGAN TUGAS DAN KEWENANGAN.

STRUKTUR ORGANISASI BIRO UMUM SEBAGAIMANA DIMAKSUD DALAM PASAL 44 TERCANTUM DALAM LAMPIRAN VII YANG MERUPAKAN BAGIAN TIDAK TERPISAHKAN DARI PERATURAN GUBERNUR INI.